המשימה הגדולה של קבלנים ויזמים

קרדיט : פוטוליה

5 השלבים של ניהול פרויקט מוצלח

פרויקטים מורכבים דורשים עבודת ניהול קפדנית ויעילה ביותר על מנת להצליח, ובדיוק לשם כך פותח התפקיד של מנהל פרויקטים. בכדי להקל על משימתם הלא פשוטה של מנהלי הפרויקטים ולהעניק להם מסגרת עבודה ברורה, פיתח ה-PMI (ארגון ניהול הפרויקטים העולמי) תבנית בת 5 שלבים לניהול פרויקט נכון, מתחילתו ועד סופו. תבנית עבודה זו היא ותיקה כשם שהיא רווחת, ומשמשת מנהלי פרויקטים ברחבי העולם בעבודתם מזה שנים. תמצתנו כאן את עיקרי השלבים, וכך נראית המשימה הגדולה המונחת לפתחו של מנהל הפרויקטים:

 שלב 1: התנעת הפרויקט

השלב הראשון של הפרויקט הוא ההתנעה. כאן נבחנת מידת הישימות של הפרויקט והערך שהוא צפוי להניב לארגון, כולל ביצוע הערכות לגבי היתרונות הכלכליים הפוטנציאליים של הפרויקט במידה ויצליח וכמובן של סיכויי ההצלחה שלו.

בנוסף, בשלב זה ייקבעו המטרות, לוח הזמנים והעלויות הצפויות של הפרויקט, וייבחנו המשאבים שישנם ברשות הארגון שיידרשו כדי להוציאו לפועל. התוצר של השלב הזה הוא מסמך בשם PID – Project Initiation Document, המתאר בקווים כלליים את הצורך העסקי עליו נועד הפרויקט לענות, את השותפים העיקריים בביצוע הפרויקט ואת הנימוקים לכך שהפרויקט הוא אכן כדאי לביצוע.

 שלב 2: תכנון הפרויקט

אם הפרויקט עבר את שלב ההתנעה וקיבל אור ירוק לביצוע, ממשיך מנהל הפרויקט לשלב השני והוא שלב התכנון. מאחר ואנו עוסקים בניהול פרויקט מורכב ורב משתתפים, ישנה חשיבות עליונה לתכנון מדוקדק ולהדרכה מקיפה של כל אנשי הצוות המעורבים בפרויקט, וכל זאת על מנת להישאר במסגרת הזמן והתקציב שמוקצים לו. כאן משורטטת למעשה מפת הדרכים של הפרויקט, עליה יישענו כל המעורבים בו בשלבים הבאים.

תחילתו של שלב חשוב זה הוא בקביעה של מטרות ממוקדות, ברות מדידה, ריאליסטיות ובעלות מסגרת זמן ברורה. לאחר מכן נכתבת תכנית הפרויקט המלאה והמפורטת, שכוללת עלויות, משאבים זמינים ולוח זמנים לביצוע כל שלב ושלב בדרך. בנוסף, קובעת התכנית גם מדדים להערכת התקדמות הפרויקט וכן את חלוקת התפקידים בין כל הנפשות הפועלות.

 שלב 3:  שלב הביצוע

תם שלב ההכנות – הגיע הזמן לקפוץ למים העמוקים ולהתחיל ליישם את התכנית שנכתבה בקפידה בשלבים הקודמים. כאן נבחנים באמת כישוריו של מנהל הפרויקטים ויכולתו להוציא לפועל את התכנית שנכתבה על הצד הטוב ביותר. שלב הביצוע נפתח בפגישת הזנקה בה נוכחים כל המעורבים בפרויקט ליישור קו ראשוני, כאשר הביצוע עצמו מלווה לרוב בפגישות עדכון שוטפות ובדוחות ביצועים שאמורים למדוד את התקדמות הפרויקט ביחס לתכנית. במידת הצורך, מנהל הפרויקט ישנה את תכנית הפרויקט שנכתבה בשלב התכנון ויתאים אותה למתרחש בפועל.

 שלב 4: בקרה ומעקב אחר ביצועים

כביכול שלב זה הוא נפרד מקודמו, אך בפועל, באופן טבעי, הבקרה והניטור של הביצועים נעשים תוך כדי שלב הביצוע ומשפיעים על התנהלותו. בשלב הבקרה, נמדדים התקדמות הפרויקט וביצועי הצוותים המעורבים בו על מנת להבטיח כי הכל קורה בהתאם לתכנית. מנהל הפרויקטים ישתמש ב- KPIs (מחווני ביצועים) על מנת למדוד האם הפרויקט עומד ביעדים שנקבעו לו, מדדים כמו תוצרים איכותיים, עלויות ומשאבים וכן התמודדות עם בעיות ומכשולים שעולים תוך כדי ביצוע הפרויקט.

 שלב 5: סגירת הפרויקט

זהו זה – הגענו לסוף. הפרויקט מסתיים והתוצרים מוגשים ללקוח או לבעלי עניין אחרים, והמשאבים שהוקצו לטובת הפרויקט, כולל כוח אדם, מפונים לטובת משימות אחרות. זוהי הזדמנות חשובה עבור צוות ההנהלה של הארגון או מנהל הפרויקט הספציפי להעריך ולתעד את הביצועים בפרויקט ולנתח את נקודות התורפה והכשלים שארעו לצורך לימוד לקראת הבאים אחריו. למנהל הפרויקטים ישנה לא מעט עבודה בשלב סגירת הפרויקט, שכן הוא אחראי בין השאר על "סגירת פינות"- עליו לדאוג כי משימות קטנות שלא בוצעו במהלך הפרויקט ימולאו על ידי אנשי הצוות המתאימים גם לאחר שהפרויקט הוכרז כסגור. בנוסף, עליו להכין דוח מקיף המסכם את הפרויקט, ולבצע איסוף ותיעוד של תוצרי הפרויקט והמסמכים הקשורים אליו בצורה מסודרת.

הקניית ידע וכלים לניהול פרויקטים ניתנת במסגרת קורס ניהול פרויקטים מקצועי המציג מתודולוגיות ומודלים מקובלים תוך שימת דגש על למידה אינטראקטיבית ותרגול מעשי. להלן מידע אודות הקורס.