עסקים המעוניינים לצעוד קדימה כבר יודעים, שאימוץ פתרון BI רב עוצמה, יסייע בהתמודדות עם היקפי המידע, הצורך להישאר מעודכן בכל עת, גם באמצעות מכשירי המובייל והיכולת לקבל החלטות שקולות ומבוססות נתונים ביעילות ובמהירות. לפניכם מספר דוגמאות מעשיות כיצד מערכת BI משנה את העולם העסקי ומאפשרת לארגונים להתייעל ברמה היום יומית, בהיבטי קבלת החלטות על סמך דיווחים שוטפים וחקירה מקצועית במטרה להוביל את התחרות.
ליאור נגה 15.11.2020
depositphotos ניהול תקציבי
אחד מהיישומים המרכזיים והעיקריים במערכות ה-BI הוא יישום מערכות לעולמות התוכן הפיננסיים בארגונים צומחים, בעיקר בארגונים עם חברות בנות בהם סוגיית הניהול התקציבי מתבטאת בצורך לנהל סעיפי תקציבים רבים, חשבונות בנק, דיווחים לרשויות, הוצאת בקשות תשלום לספקים וקבלת תשלומים מלקוחות, הפקת חשבוניות, המחאות ומעקב אחר ניצול התקציב על פני ציר הזמן. ארגונים המתבססים על הצגת הנתונים במערכות התפעוליות מוצאים שמערכות ה-BI נמצאות יעילות יותר בהצגתם לאורך זמן. הנה כמה יכולות שקיימות בפתרונות המובנים מהדור החדש:
- הצגת דוחות מאזן ודוחות רווח והפסד לחברה אחת או לחברות המסועפות לחברה זו
- הצגת ההכנסות באופן חזותי "כמפל הכנסות"- הכנסות, פדיון ורווח נקי תוך יכולת לבצע חקירה על כל שורה בטבלת הנתונים
- איחוד נתונים ויצירת מכנה משותף בין החברות השונות תחת ארגון האב
- אפשרות ליצירת פקודות ידניות ביחס לספר פקודות היומן
- הפרדה בין תנועות חשבונאיות לתנועות פיננסיות (פקודות יומן)
- אפשרות להצגת נתונים ברמה ההיסטורית על פני ציר הזמן
ואילו רק מקצת הדוגמאות, שניתן ליישם גם במערכות סטנדרטיות.
ניהול שרשרת אספקה
המערך הלוגיסטי הארגוני תומך בפעילות הליבה הארגונית בהתאם להגדרתו – ייצור, מכירות, שירות וכדומה. מערך זה מורכב מפעילות הקשורה לרכש, ניהול מלאי, שילוח, תפעול הזמנות מכירה ובקרת איכות. אם במערך זה מתקיימת הלימה, הרי שרציפות הפעילות העסקית מובטחת לאורך זמן וכך ניתן להמשיך, באין מפריע, גם את תהליכי המכירה. מערכת ה-BI באה לפתור פער מובנה בחיבור המידע בתוך המערכות התפעוליות ומחוצה לו, ולהציג תמונה רחבה יותר, המסייעת לארגונים לדעת בכל רגע נתון, היכן צפויה שרשרת האספקה להיתקע אבל לא פחות חשוב, היכן להקדים "תרופה למכה" עוד לפני שזו נוצרת. כיצד? באמצעות ביצוע חקירה חופשית על הדאטה. כך לדוגמה: אם על פי תחזית המכירה הסניף הצפוני ברשת צפוי למכור 100 ספרים, אך נתוני המלאי מציגים שברשותו רק 20 ספרים, הרי שניתן מראש לחזות את הפער, להפעיל את מערך הייצור או את מערך הרכש ולאחד משלוחים מבעוד מועד. באופן זה קל יותר לעלות על פערים, לצמצם הוצאות תפעוליות ולהתייעל מכל בחינה עסקית.
ניהול המכירות
מכירות הם אפיק ההכנסות המרכזי לעסקים בישראל ולכל מנהל יש רצון וצורך להעמיד מערך מכירות יעיל וקשוב, המצליח לעמוד ביעדים ובמטרות שהוגדרו לו. באמצעות מערכת BI המרכזת מידע ממגוון רחב של מקורות, פנים ארגוניים וחוץ ארגוניים, מעבדת, מנתחת ומציגה אותו בתצורות קלות לקריאה ולהבנה – ניתן להגדיל את היקפי המכירות על ידי איתור פערים בבסיס הידע. כך למשל, מנהל צוות חוקר מי מבין המוכרנים ביצע מכירה של מוצר מסוים, ובאותה עת ממש מערכת ה-BI תציג (בגוון אפור) את המוכרים שלא ביצעו את המכירה וגם את מאפיין הלקוחות שלא רכשו את המוצר. התמונה הרחבה מעודדת את המנהל להבין מה הביא לכך שהמוצר נמכר דווקא לסגמנט לקוחות מסוים ולא לאחר ובאמצעות לחיצה על שורות במערכת, הוא יכול להמשיך לחקור ולהבין מדוע המוצר לא נמכר ללקוחות אחרים. כיצד? על ידי המידע בבסיס הנתונים המקושר ללקוחות, על ידי תגיות, הקשורות למידע זה ומוצגות למשתמש המערכת, כך שיוכל לבודד מאפיינים ולהגיע לאמת האחת, שמאירה על המגמה – יכולת חקירה חופשית זו היא לכשעצמה תכונה יקרת ערך, המשנה באופן מוחלט את דרך קבלת ההחלטות וההבנה הארגונית.